Денежные средства, выданные под отчет, не возвращены. Риски.

Библиотека Онлайн школы "СтаньГлавбухом"!

Артяева Диана. Автор курса, аудитор по общему аудиту и налоговый юрист.

Апрель 2021г.

Ситуация. Денежные средства не возвращены подотчетным лицом. Налоговые последствия. Бухгалтерские проводки

Краткий ответ.
1. При выявлении факта невозврата денежных средств подотчетником Организации необходимо сделать бухгалтерскую запись: Дт.94-Кт.71.
2. В части невозвращенных подотчетниками сумм имеется риск по начислению НДФЛ физлицам и страховых взносов работодателю.
3. В соответствии с правилами признания дохода физлиц, вступившими в силу с 2020г. для целей НДФЛ дата фактического получения дохода определяется как день прекращения полностью или частично обязательства налогоплательщика по уплате задолженности в связи с признанием такой задолженности в установленном порядке безнадежной к взысканию.
Перечень оснований признания задолженности безнадежной приведен в п. 2 ст. 266 НК РФ и включает, например, истечение срока исковой давности или факт невозможности взыскания, подтвержденный постановлением пристава.
Таким образом, с 2020г. факт несписания с баланса сумм задолженности физлица не влияет на момент определения даты фактического дохода в отношении безнадежных долгов. Наступил срои исковой давности – это дата дохода. Таким образом списание долга работника без НДФЛ и начисления страховых взносов приведет к претензиям контролирующих органов.

Правовое обоснование
1. В соответствии с инструкцией по применению Плана счетов №94н Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Таким образом, при выявлении факта невозврата денежных средств подотчетником Организации было необходимо сделать бухгалтерскую запись: Дт.94-Кт.71.

2. С 2020 пп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода определяется как день прекращения полностью или частично обязательства налогоплательщика по уплате задолженности в связи с признанием такой задолженности в установленном порядке безнадежной к взысканию.
Перечень оснований признания задолженности безнадежной приведен в п. 2 ст. 266 НК РФ и включает, например, истечение срока исковой давности или факт невозможности взыскания, подтвержденный постановлением пристава.

Также с 2020 г. статья 217 НК РФ (т.е. необлагаемые НДФЛ доходы) дополнена п. 62.1, в котором указано, что долг физ.лица перед кредитором (организацией или индивидуальным предпринимателем) не признается налогооблагаемым НДФЛ доходом в случаях признания задолженности безнадежной к взысканию в установленном порядке.
При одновременном соблюдении следующих условий:
налогоплательщик не является взаимозависимым лицом с кредитором и (или) не состоит с ним в трудовых отношениях в течение всего периода наличия обязательства;
такие доходы фактически не являются материальной помощью либо формой встречного исполнения.

В итоге получается, что с 2020г.:
- Работник не вернул деньги, полученные в подотчет.- Налогооблагаемый доход, т.к. есть трудовые отношения. И моментом получения дохода является дата признания долга безнадежным (например, дата истечения срока исковой давности). Также при прощении долга момент получения дохода – дата прощения.
- Не работник и не взаимозависимое лицо не вернуло деньги по договору займа – не налогооблагаемый доход.

Страховые взносы нужно начислять во всех случаях, когда подотчетные суммы не были направлены на оплату расходов организации, но при этом они остаются в распоряжении работника. (Письмо Минфина РФ от 01.02.2018г. № 03-04-06/5808).
Страховые взносы начисляются на наиболее раннюю из дат:
• на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания (взыскания) (в том числе путем прощения долга работнику);
• на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из заработной платы, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Впоследствии, если долг будет возвращен, нужно произвести перерасчет.
(п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015г. № 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 12.12.2014г. № 17-3/В-609, Письмо Минфина РФ от 16.11.2016г. № 03-04-12/67082)