Порядок признания расходов на приобретение т/р/у, 
которые получены подотчетным лицом

В соответствии с пп. 5 п. 7.  ст. 272 НК РФ датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается
дата утверждения авансового отчета - для расходов:
на командировки;
на содержание служебного транспорта;
на представительские расходы;
на иные подобные расходы. 

 

Налоговые последствия при невозврате подотчетных сумм

Если работник не вернул сумму, полученную под отчет, работодатель вправе ее удержать из его заработной платы с соблюдением порядка, который установлен ст. 137 ТК РФ.

Так в ст. 137 ТК РФ указано следующее:
Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами,  в т.ч. , для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
В таком случае работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если удержание произведено, основания для начисления НДФЛ и страховых взносов отсутствуют.


 НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ и страховые необходимо удержать во всех случаях, когда подотчетные суммы остались в распоряжении работника.

По общему правилу НДФЛ надо исчислить на дату получения дохода работником (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Датой получения подотчетным лицом дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм является наиболее ранняя из дат (Письмо Минфина РФ от 24.09.2009г. № 03-03-06/1/610):
• дата, с которой взыскание стало невозможно (например, дата истечения срока исковой давности);
• дата принятия руководителем решения об отказе от взыскания (например, дата принятия решения о прощении долга).

НДФЛ удерживается надо за счет любых доходов в денежной форме, причитающихся работнику. Например, при выплате зарплаты (При этом необходимо следить, чтобы удерживаемая сумма не превысила 50% суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Если возможности удержать НДФЛ до окончания года нет (например, работник уже уволился), то организация должна в срок не позднее 1 марта следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

 

Страховые взносы необходимо начислить на наиболее раннюю из дат:
• на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания (взыскания) (в том числе путем прощения долга работнику);
• на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из заработной платы, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Впоследствии, если долг будет возвращен, нужно произвести перерасчет. (ст. 137 ТК РФ, п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015г. № 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 12.12.2014г. № 17-3/В-609, Письмо Минфина РФ от 16.11.2016г. № 03-04-12/67082).

 

Налог на прибыль

В налоговом учете резерв сомнительных долгов по задолженности подотчетного лица создать нельзя, так как она не подпадает под определение сомнительной задолженности (п. 1 ст. 266 НК РФ).

Задолженность по подотчетным суммам, признанную безнадежной, включают в расходы при определении налоговой базы текущего отчетного (налогового) периода (Письма Минфина РФ от 15.09.2010г. № 03-03-06/1/589, от 06.04.2016г. № 03-03-06/2/19410).

При этом должны соблюдаться положения п. 2 ст. 266 НК РФ (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Это относится к :
1) задолженности, по которой есть постановление пристава-исполнителя о прекращении исполнительного производства в связи с отсутствием у должника имущества (Письма Минфина РФ от 09.02.2017г. № 03-03-06/1/7131, от 14.11.2016г. № 03-03-06/1/66459);
2) задолженности, по которой истек срок исковой давности. По мнению Минфина России, для этого случая применяется общий срок исковой давности - три года (Письмо от 08.08.2012г. № 03-03-07/37).

Нельзя учесть в составе таких расходов задолженность, если, например:
1) организация добровольно отказалась удерживать (взыскивать) ее (в том числе путем прощения долга подотчетнику) (п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичный вывод в отношении убытков, полученных при прощении долга банками, сделан в Письмах Минфина РФ от 16.09.2020г. № 03-03-06/2/81343, от 12.09.2016г. № 03-03-06/2/53125, от 04.04.2012г. № 03-03-06/2/34. Полагаем, что эти разъяснения можно отнести к прощению долга подотчетнику;
2) во взыскании отказано судом (Письмо Минфина РФ от 22.07.2016г. № 03-03-06/1/42962).


Страховые взносы, начисленные на сумму задолженности, можно учесть в целях налогообложения прибыли в любом случае - вне зависимости от того, учтена ли в целях налогообложения сама списанная задолженность (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина РФ от 05.02.2018г. № 03-03-06/1/6290, от 28.06.2017г. № 03-03-06/1/40670).