Указание Банка России от 11.03.2014г. № 3210-У
"О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций
индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"

В п. 5. Указания №3210-У сказано, что работник - лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (ГПХ).
(Письмо Банка России от 02.10.2014г. № 29-Р-Р-6/7859).
Т.е., для целей приведенных в Указании № 3210-У применяется самостоятельное понятие слова "Работник". Оно не идентично ТК РФ. 

В этом же пункте говорится о том, что поступление в кассу денежных средств от работника оформляется ПКО.

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы  РКО  должен оформляться согласно распорядительному документу ЮЛ/ИП либо письменному заявлению подотчетного лица.

Распорядительный документ ЮЛ/ИП допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием:
- фамилии (фамилий) и инициалов,
- суммы (сумм) наличных денег и
- срока (сроков), на который они выдаются.

В срок, установленный руководителем
- подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру авансовый отчет (АО) с прилагаемыми подтверждающими документами
- проводится проверка АО главным бухгалтером, его утверждение руководителем и
- окончательный расчет по АО.

Авансовый отчет

Авансовый отчет является первичным учетным документом (ПУД).

Форма авансового отчета
-разрабатывается организацией самостоятельно или
-может быть использована форма АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55.

Применяемая форма авансового отчета утверждается учетной политикой (УП).
При этом авансовый отчет должен содержать обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9  402-ФЗ.

 

В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов б/у №94н  для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы предназначен  счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется (Дт.71) в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется (Кт.71) в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

 

Основные операции с подотчетными лицами

Содержание операции

Дебет

Кредит

Первичный документ

Операции наличными

Отражена выдача денежных средств под отчет из кассы

71

50-1

Расходный кассовый ордер

Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы

50-1

71

Приходный кассовый ордер

Операции через расчетный счет

Отражено перечисление денежных средств на банковскую карту работника под отчет

71

51

Выписка банка по расчетному счету

Неизрасходованный остаток подотчетной суммы перечислен с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации

51

71

Выписка банка по расчетному счету

Отражена оплата подотчетным лицом материалов, товаров, внеобротных активов, услуг, работ

Отражена оплата подотчетным лицом т/р/у

 60

71

Авансовый отчет,
чек ККТ (товарный чек)

Приобретение через подотчетное лицо т/р/у

10, 41,08,20,26 и т.д.

60

Отгрузочные документы поставщика,
Приходный ордер

Командировочные расходы

Признаны расходом суточные за время нахождения в командировке (расходы на такси в месте командировки, затраты на услуги почты и др.)

 

20
(44
и др.)

 71

 Авансовый отчет

Списание задолженности, не возвращенной подотчетным лицом

Невозвращенная подотчетная сумма признана прочим расходом

91.2

94

Приказ руководителя, Бухгалтерская справка

 

Чаще всего под отчет денежные средства предоставляются в следующим ситуациях:
- Приобретение товаров и расчеты с поставщиками т/р/у,
- Командировки,
- Представительские расходы.

Часто задаваемые вопросы по расчетам с подотчетными лицами

Сроки документооборота для расчетов с подотчетниками

Авансовый отчет при командировках за границу

 

Урок 16н Учет расчетов с работниками, подотчет