Библиотека Онлайн школы "СтаньГлавбухом"!
Материал для урока 16.б "Учет расчетов с работниками, подотчет".

 

В ст. 166 ТК РФ указано следующее:
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
Это порядок - Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"
(вместе с "Положением об особенностях направления работников в служебные командировки") - применяется в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ).

 

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
-расходы по проезду;
-расходы по найму жилого помещения;
-дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
-иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не ТК РФ и иными нормативными актами.

В соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение №749), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

В п. 26 Положения №749 указано, что Работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.
К авансовому отчету прилагают:
- документы о найме жилого помещения,
- фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и
- об иных расходах, связанных с командировкой.

 

Командировочные расходы в иностранной валюте

Для оплаты суточных и иных командировочных расходов работнику может быть выдана иностранная валюта (п. 16 Положения №749, п. 9 ч. 1 ст. 9 173-ФЗ):
• наличными из кассы (ч. 2 ст. 14 173-ФЗ);
• путем вручения корпоративной банковской карты в валюте (п. 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004г. № 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием");
• путем перечисления валютных средств на личную банковскую карту работника (п. 2.3 Положения № 266-П).

 

Работнику на командировочные расходы был выдан аванс в валюте
1. При выдаче аванса дебиторская задолженность не переоценивается (т.к., авансы не переоцениваются и курсовые разницы по ним не рассчитываются) (п. п. 20, 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, п. 10. ст. 272 НК РФ).
2. При возвращении работника из командировки расходы работника в ин.валюте пересчитываются в рубли в следующем порядке:
• в части расходов в пределах суммы выданного аванса - по курсу Банка России на дату выдачи аванса (п. 9 ПБУ 3/2006, п.10. ст. 272 НК РФ);
• в части расходов сверх суммы выданного аванса - по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета  (п. п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006,  пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Все расходы признаются в б/у и н/у  в суммах, рассчитанных в вышеприведенном порядке. Отражение в учете производится на дату утверждения авансового отчета. 

Сумма, подлежащая возврату работником (или работодателем при перерасходе)  в иностранной валюте на дату утверждения авансового отчета, уже не рассматривается как аванс. Соответственно такая сумма задолженности пересчитывается  в рубли в общем порядке. В б/у и н/у формируются курсовые разницы. (п. 11 ст. 250, п. 8 ст. 271 НК РФ, пп.5 п. 1 ст. 265, п.10 ст. 272 НК РФ).

 

Если на командировочные расходы аванс был перечислен в рублях на банковскую карту работника или ему была выдана корпоративная банковская карта в рублях, то произведенные работником расходы в валюте учитываются при расчетах с ним в суммах, фактически списанных банком по установленному им курсу (Письма Минфина РФ  от 22.01.2016г. № 03-03-06/1/2318, от 10.07.2015г. № 03-03-06/39749).

Если работнику перед командировкой был выдан аванс в наличных рублях, а валюту он приобретал сам, то для пересчета в рубли суммы его расходов в валюте используются следующие курсы:

Справка о покупке валюты

Применяемый для пересчета в рубли курс валюты

Расходы в валюте в пределах выданного рублевого аванса

Расходы в валюте сверх выданного рублевого аванса

представлена работником

Курс обмена, указанный в справке о покупке валюты

(Письма Минфина РФ от 16.04.2021г. № 03-03-07/28695, от 19.06.2020г. № 03-03-06/1/52967, от 05.07.2019г. № 03-03-06/1/49809, от 21.01.2016г. № 03-03-06/1/2059)

не представлена работником

Курс Банка России на дату выдачи рублевого аванса

(Письма Минфина РФ от 19.06.2020г. № 03-03-06/1/52967, от 05.07.2019г. № 03-03-06/1/49809, от 21.01.2016г. № 03-03-06/1/2059)

Курс Банка России на дату утверждения авансового отчета

(Письмо Минфина РФ от 06.06.2011г. № 03-03-06/1/324)

 

В случае, если курс валюты ЦБ РФ не установлен, то пересчет для целей б/у и н/у производится по кросс-курсу соответствующей валюты, рассчитанному исходя из курсов иностранных валют, установленных ЦБ РФ. (п.2 ПБУ 3/2006). При этом важно учитывать Разъяснения ЦБ РФ, приведенные  Банком России в Письме от 14.01.2010г. № 6-Т. (Письма Минфина РФ  от 10.03.2021г.№ 03-03-06/1/16765, от 22.06.2015г. № 03-03-06/1/35872).  

Для определения курса редкой валюты к доллару США удобно применять сайт:   https://cbr.ru/hd_base/seldomc/sc_daily/

И порядок действий будет таким:

Курс
"некотируемой валюты"  
к рублю 

  Официальный курс доллара США к рублю,
установленный Банком России на интересующий день
= ________________________________________________

  Курс доллара США к "некотируемой" валюте на дату
предшествующую интересующему Вас дню.  

 

Подтверждающие документы на иностранном языке должны быть переведены на русский. Нотариальный перевод не требуется. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации.

При этом в случае наличия у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа.
(п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности 34н, Письма Минфина РФ от 29.04.2019г. № 03-03-06/1/31506, от 20.04.2012г. № 03-03-06/1/202).

Суточные 

Сумма суточных отражается непосредственно в авансовом отчете. При этом представления каких-либо документов, подтверждающих фактически понесенные работником затраты, для признания расходов в виде суточных не требуется. (Письмо Минфина России от 11.12.2015 N 03-03-06/2/72711).

Размер суточных в иностранной валюте определяется по установленным в организации нормам за дни нахождения на территории иностранного государства (включая день выезда из РФ, но исключая день возвращения в РФ). Даты выезда из РФ и возвращения в РФ определяйются по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы, а в случаях командировок в страны СНГ, при пересечении границы с которыми отметки не делаются, - по проездным документам (п. п. 17, 18, 19 Положения № 749).

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу (п. 20 Положения № 749).

 

Пример заполнения авансового отчета при выдаче аванса в иностранной валюте.

 

Налоговый учет командировочных расходов

Как Вы, вероятно,  обратили внимание в НК РФ команидровочным расходам посвящены отдельные нормы.

Так, в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ указано, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся  расходы на командировки, в частности на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

На основании пп.5 п.7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

При этом необходимо учитывать, что в силу п.10 ст.272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода, если иное не установлено данным пунктом.
В случае перечисления аванса, задатка расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации на дату перечисления аванса, задатка (в части, приходящейся на аванс, задаток).

Поэтому, Например, для суточных в валюте пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм, но признаваться расходы будут на дату утверждения авансового отчета.

НДФЛ и страховые взносы

Предельных размеров командировочных расходов нет.

В НК РФ есть только максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ и страховыми взносами:
- за каждый день командировки по России - 700 руб.,
- за каждый день загранкомандировки - 2 500 руб. (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Все, что сверху (сверхнормативные суточные) облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.