Библиотека Онлайн школы "СтаньГлавбухом"!
Материал для урока 16.б "Учет расчетов с работниками, подотчет".
Вопрос №1: Может ли одно подотчетное лицо передать деньги другому подотчетному лицу?
Ответ:
Нет. Действующим законодательством такая возможность не предусмотрена.
В соответствии с пп. 6.3. п. 6 Указаний N 3210-У отчитаться за полученные деньги обязано подотчетное лицо.
Следовательно, в таком случае необходимо оформить возврат средств в кассу и новую выдачу другому подотчетному лицу из кассы.
Вопрос №2: Кто может быть подотчетным лицом?
Ответ:
1. Любые работники организации, в т.ч.,
- иностранные работники. Поскольку в данном случае не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа,
- работники, которые не отчитались или не погасили задолженность по ранее предоставленным подотчетным суммам;
2. Физлица, которые сотрудничают с ЮЛ/ИП по договорам ГПХ (п.5 Указания №3210-У).
Вопрос №3. Нужно ли оформлять приказ о подотчетных лицах?
Ответ:
Нет. Специальный приказ, содержащий список работников, которые имеют право получать деньги под отчет, составлять не нужно.
Но ЮЛ/ИП не ограничено в праве установить перечень лиц, которые вправе получать денежные средства в подотчет. Это можно сделать , утвердив такой список приказом руководителя.
Вопрос №4. Может ли работник оплатить расходы на нужды ЮЛ/ИП своей банковской картой?
Ответ:
Да. В таком случае принять к учету авансовый отчет можно. Подтверждающими документами могут быть:
• чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Федерального закона №54-ФЗ);
• слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина РФ от 24.03.2021г. № 03-03-07/21069, от 06.10.2017г. № 03-03-06/1/65253, от 24.06.2016г. № 03-03-06/1/36877);
• выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа,
• иные подтверждающие документы: договор, акт/ товарная накладная и т.п..
Вопрос №5. Можно ли выдать подотчетную сумму путем перечисления средств на личную банковскую карту работника?
Ответ:
Да. Минфин РФ подтвердил такую возможность в Письмах от 21.07.2017г. № 09-01-07/46781, от 25.08.2014г. № 03-11-11/42288, от 10.09.2013г. № 02-03-10/37209.
В Письме от 21.07.2017г. № 09-01-07/46781 указано, что перечисления средств на личную банковскую карту работника допустимо для осуществления операций, связанных:
с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
с командировочными расходами;
с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов.
В Письме от 25.08.2014г. № 03-11-11/42288 Минфин РФ предлагает такой способ выдачи подотчетных денежных средств закрепить в учетной политике. А в платежном поручении указать, что перечисленные средства являются подотчетными. От сотрудника получить письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов. Также Минфин РФ указывает, что сотрудник к авансовому отчету должен приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.
Вопрос №6. Необходимо ли соблюдать лимит расчетов наличными (100 тыс. руб.) при выдаче денежных средств в подотчет работникам?
Ответ.
Нет. Под отчет может быть выдана любая сумма денежных средств. Поскольку физлица не являются участниками наличных расчетов (п. п. 1, 4 Указания № 5348-У).
При выдаче под отчет денег ИП, работающим по договорам ГПХ, рекомендуется соблюдать лимит расчетов наличными.
Вопрос №7. Должно ли подотчетное лицо соблюдать лимит расчетов наличными (100 тыс. руб.) при оплате наличными т/р/у?
Ответ.
Да. Подотчетное лицо при расчете от лица организации подотчетными суммами этот лимит соблюдать обязано, иначе организации и ее руководителю грозят штрафы. (Указания № 5348-У)
Вопрос №8. Каковы последствия, если в ПУД, предоставленных подотчетным лицом, содержатся ошибки?
Ответ:
В Письме Минфина РФ от 04.02.2015г. № 03-03-10/4547 "О несущественности ошибок в первичных учетных документах" (доведено до нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 12.02.2015г. № ГД-4-3/2104@), указано следующее: "Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль).
Из вышеизложенного следует, что ошибки, которые не относятся к перечисленным, и допущенные при оформлении ПУД, предоставленных подотчетником, не являются критичными для исчисления налогов.
Вопрос №9. Можно и вносить исправления в авансовый отчет?
Ответ:
Да. При этом надо указать дату исправления и заверить подписями лиц, составивших и подписавших документ (подотчетного лица, бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя), с расшифровкой подписей (ч. 7 ст. 9 402-ФЗ).
